День добрый!

С вами рассылка «Биз-цен». Мы бесплатно находим офисы в Москве и Петербурге и знаем лучшие предложения.

Сегодня мы расскажем, как правильно подыскать себе офис. Наши советы будут полезны как компаниям без опыта переезда, так и тем, кто уже арендовал помещение.
Правильный поиск состоит из пяти шагов.

⌘ ⌘ ⌘

1. Понимаем задачу

Перед тем, как начать поиск, нужно понять, какой офис нам нужен.

Часто этот вопрос решается неверно — компании выбирают наименее загруженного сотрудника и делегируют ему процесс поиска. Иногда руководителю кажется, что нельзя делегировать такую ответственную задачу и он занимается поиском офиса сам. Такой подход обычно заканчивается неудачней: сотрудник подыскивает годное помещение под свои требования, и всей команде там оказывается неудобно.
Мы рекомендуем собрать совет внутри коллектива, и обсудить — что ищем? Хипстерский лофт или строгое помещение в деловом стиле? В каком районе искать, чтобы всем было удобно добираться до работы? Мелкие детали тоже учитывайте - нужны панорамные окна или санузел в офисном блоке? Внесите их в список.Также определитесь с желаемой площадью. Вам потребуется не менее 5 кв. м. на сотрудника.

С таким списком требований можно отправлять на поиски любого сотрудника — он точно справится.

Из интервью со столичным ресторатором Александром Раппопортом: «Это они сами, то есть «Мега», хотели, — рассказывает он, — я не хотел, потому что мне нужен отдельный выход, круглосуточный режим, отдельная логистика. Ну где я и где «Мега»? Но они подумали и сказали: делайте все что нужно. Дали фасад, выходящий на Куркино, с отдельным входом».

⌘ ⌘ ⌘

2. Ищем помещение

Есть два способа найти офисное помещение.

Офис можно искать самостоятельно. Придётся залезть в интернет-базы офисной недвижимости, завести блокнот для контактных телефонов, обложиться газетами и провести несколько недель в бесконечных звонках. Скорее всего, вы станете экспертом в офисах (но вряд ли обрадуетесь этому).
Чтобы упростить задачу, можно обратиться к посреднику. Биз-цен — это посредник. У нас уже налажены связи с бизнес-центрами, мы знаем лучшие (и помним о худших). У Биз-цен своя база, в которой 3500 офисов в Питере и около 7000 офисов в Москве. Для клиентов мы работаем бесплатно — наши услуги оплачивают бизнес-центры.
Старайтесь не подселяться в офис к дружественным компаниям. Так вы будете работать на птичьих правах. Если через пару месяцев друзья съедут, то вам тоже придётся складывать всё в коробки.
Совет: если у вас совсем небольшая и очень творческая компания, попробуйте найти добротную квартиру в центре. Старинная мебель и камин настроят вашу работу на правильный лад. Вот только вы вряд ли сможете позвать партнёров на переговоры, и обретёте некоторые юридические трудности.

⌘ ⌘ ⌘

3. Смотрим

Договоритесь на просмотр офисов с бизнес-центрами, которые подходят по условиям из первого пункта.
Поговорите с командой и составьте список вопросов, чтобы задать их администратору. Где можно курить? Просто ли припарковаться поблизости? Где безопасно оставить велосипеды? Можно ли поработать ночью? На просмотре спросите об арендных каникулах. Иногда бизнес-центры предлагают компаниям несколько месяцев бесплатной аренды в обмен на ремонт. Так вы и офис под себя оборудуете, и денег сэкономите.

Внимательно осмотрите помещение. Посмотрите за шкафами и картинами, там могут быть трещины или дыры. Проверьте кондиционеры и другую технику. Убедитесь, что в ванной есть вода, а в воздухе — беспроводной интернет.

Посмотрите, какие компании снимают соседние офисы, познакомьтесь с ними и задайте все интересующие вопросы - это поможет вам составить объективное мнение о бизнес-центре.

Менеджер поможет договориться о скидке и подходящих условиях. Если офис не подойдёт — оперативно предложит еще помещения на просмотр.

⌘ ⌘ ⌘

4. Договариваемся о цене

Если офис подходит, самое время выяснить цену.
Стоимость аренды офиса вы узнаете от арендодателя. Часто эту сумму удаётся снизить на 5-10% во время переговоров. Используйте советы из нашей рассылки о переговорах: не испытывайте нужды, травите леску, давайте собеседнику право на «нет».
Часто бизнес-центры предлагают включить в стоимость аренды так называемый коридорный коэффициент. Иными словами, вам придётся оплачивать часть общих помещений: коридоров, фойе. Спросите об этом заранее, чтобы не было неприятных сюрпризов во время оплаты.
Обычно арендаторы оплачивают коммунальные платежи, электроэнергию, отопление, воду. Узнайте, как владелец офиса рассчитывает эти платежи: по счётчику или нет? Убедитесь, что вода не будет для вас «золотой».
Кроме арендной платы вам предложат оплатить дополнительные услуги: уборку помещения и вывоз мусора, интернет и телефон, парковочное место, пропуска у охраны. Не стесняйтесь торговаться за каждое слагаемое вашей аренды.
И, наконец, не забудьте прибавить к цене стоимость грузоперевозки. Помните о том, что при переезде работа вашей компании будет парализована на несколько дней (а это тоже расходы).

⌘ ⌘ ⌘

5. Заключаем договор

Договор — это непростая штука. Его следует изучить внимательно.

Перед заключением договора убедитесь, что у собственника есть все необходимые документы на аренду или субаренду — он обязан предоставить их вам. Если вы снимаете у субарендатора, то убедитесь, что у него есть право сдавать помещение.
Часто офисы сдают на 364 дня, или на 11 месяцев. Арендодатель делает это для того, чтобы не регистрировать ваш договор в государственных структурах и не платить пошлину. Ничего страшного в этом нет, если в договоре указано ваше право продлить аренду и чётко прописаны условия его расторжения.
Мы подробно напишем про договорные тонкости в одной из следующих рассылок.

Арендодатель может смотреть на свой стандартный договор как на священную корову. Но мы знаем, что это не так, поэтому смело вносите свои правки.

⌘ ⌘ ⌘

Эти пять шагов могут занять у вас несколько дней. А могут и несколько месяцев — как повезёт.

Чтобы сэкономить время и найти хороший офис, обращайтесь в «Биз-цен». Мы найдём помещение и проконсультируем вас бесплатно. Просто ответьте на это письмо, и мы всё решим.

До встречи!
Команда Биз-цена.